Prezent dla dwudziestu klientów w dwudziestu miastach. Co zmienia wysyłka na wiele adresów
Firma kupuje dwadzieścia zestawów dla klientów z całej Polski. Zamawia jedną partię, a potem okazuje się, że ma dwadzieścia osobnych paczek, dwadzieścia adresów, dwadzieścia kartek z podpisem i dwadzieścia numerów do śledzenia. To inna usługa niż dostawa jednego kartonu do biura.
Co dochodzi do ceny
Cztery pozycje, których nie ma przy dostawie jednego kartonu:
- Pakowanie każdej paczki osobno: karton, wypełnienie, taśma, etykieta.
- Przesyłka jednostkowa dla każdego adresu zamiast jednego kartonu zbiorczego.
- Kartka albo karta z życzeniami, wspólna albo z imieniem odbiorcy.
- Czas pracy: dwadzieścia paczek to dni pakowania, nie godziny.
Koszt gadżetu w ofercie to część rachunku. Resztę opisaliśmy w tekście ile kosztuje gadżet z logo, rachunek pozycja po pozycji.
Waga objętościowa liczy się dwadzieścia razy
Kurier liczy cenę według większej z dwóch wag: rzeczywistej albo objętościowej, czyli wymiarów kartonu przeliczonych przez stały współczynnik. Lekki zestaw w dużym pudełku może kosztować w transporcie tyle, co ciężki w małym. Przy jednej przesyłce różnica jest niewielka. Przy dwudziestu przesyłkach mnoży się dwudziestokrotnie.
Lista adresów to dane osobowe
Imię, nazwisko i adres razem to dane osobowe, nawet jeśli lista ma tylko kilkanaście pozycji. Gdy wykonawca pakuje i wysyła paczki w imieniu firmy, zwykle przetwarza te dane na jej zlecenie. Przepisy RODO przewidują wtedy umowę powierzenia przetwarzania (art. 28). W praktyce dobrze też ustalić, w jaki sposób lista jest przekazywana i kiedy zostanie usunięta po wysyłce.
To nie jest porada prawna. Wątpliwości rozstrzyga inspektor ochrony danych albo prawnik. Warto jednak wiedzieć, że pytanie o los listy po wysyłce powinno paść przed jej przekazaniem.
Adres firmowy czy prywatny
Paczka na adres firmy wymaga, żeby ktoś ją odebrał w godzinach pracy. W grudniu recepcje bywają przeciążone. Adres prywatny rozwiązuje ten problem, ale wymaga upewnienia się, że firma może go przekazać wykonawcy. Dane w bazie kontaktów bywają nieaktualne, więc część paczek wraca. Dobrze ustalić z góry, kto pokrywa ponowną wysyłkę.
Termin liczy się od dostarczenia, nie od nadania
W grudniu przesyłki jadą dłużej niż w październiku, bo sieci kurierskie pracują wtedy pod największym obciążeniem w roku. Jeśli prezent ma dotrzeć przed świętami, datą graniczną jest dzień dostarczenia. Dzień nadania jest dużo wcześniej. O terminach zamawiania prezentów piszemy w tekście prezenty świąteczne dla firm, terminy 2026.
Jeden zestaw dla wszystkich czy warianty
Wariant dla kluczowych klientów i wariant podstawowy dla reszty to dwie osobne pozycje w wycenie, dwa zestawy do skompletowania i dwa rodzaje kartek. Warto zdecydować o tym przed zamówieniem, bo zmiana w trakcie pakowania oznacza przepakowywanie.
Cztery ustalenia przed zamówieniem
- Liczba adresów i podział na firmowe oraz prywatne.
- Termin dostarczenia, nie nadania, oraz treść kartki, wspólna albo imienna.
- Kto pokrywa ponowną wysyłkę przy zwrocie.
- Sposób przekazania listy adresów i termin jej usunięcia.
Uczciwie na koniec: przy kilku adresach bywa prościej wysłać wszystko do siebie i rozdać osobiście. Wysyłka rozproszona zaczyna mieć sens wtedy, gdy samodzielne pakowanie i nadawanie zajęłoby dni.
