Tania oferta, która drożeje po zamówieniu. Cztery pozycje, których nie widać w cenie za sztukę
Dwie oferty na ten sam zestaw powitalny. Pierwsza droższa o osiem procent, druga tańsza i wybrana. Po miesiącu okazuje się, że tańsza kosztowała więcej. Nikt nikogo nie oszukał, a mimo to wyszło odwrotnie, niż wynikało z tabeli.
Powód jest zawsze ten sam. Porównywana była cena za sztukę, bo to jedyna liczba, która stoi w obu ofertach w tym samym miejscu. Reszta rachunku siedzi w pozycjach, które w jednej ofercie są wypisane, a w drugiej dochodzą później.
Poniżej cztery pozycje, które robią tę różnicę najczęściej. Nie są tajemnicą branżową, są po prostu niewidoczne dopóki się o nie nie zapyta.
1. Konfekcjonowanie, czyli złożenie zestawu
Zestaw powitalny to nie jest jedna rzecz z magazynu. To kubek, koszulka, notatnik oraz karteczka z powitaniem, które ktoś musi fizycznie ułożyć w pudełku, przełożyć wypełnieniem, zamknąć i okleić. Przy pięciu zestawach robi to jedna osoba w pół godziny. Przy dwustu jest to praca na dwa dni.
Konfekcjonowanie liczy się od kompletu, nie od sztuki produktu. W ofercie potrafi stać jako osobna pozycja, potrafi być wliczone w cenę zestawu, a potrafi nie stać nigdzie. Trzeci przypadek jest najgorszy, bo praca i tak zostanie wykonana, tylko rozliczona na końcu.
Pytanie, które to zdejmuje: czy podana cena obejmuje złożenie zestawu w pudełko, czy produkty przyjadą luzem.
2. Transport, czasem liczony w dwie strony
Towar rzadko jedzie z magazynu prosto do zamawiającego. Najpierw jedzie do znakowania, potem wraca albo idzie do konfekcjonowania, dopiero na końcu do klienta. Każdy z tych odcinków to osobny przewóz i osobny koszt.
Przy trzystu kubkach mówimy o kilku paletach, a nie o paczce kurierskiej. Waga oraz gabaryt zaczynają wtedy znaczyć więcej niż odległość. Dwa zamówienia o tej samej wartości potrafią mieć zupełnie różny koszt dostawy, bo jedno to koszulki, a drugie ceramika w kartonach z przekładkami.
Pytanie, które to zdejmuje: proszę o cenę z dostawą pod wskazany adres, z podaniem liczby palet albo paczek.
3. Akceptacja projektu oraz poprawki po niej
Przygotowanie wizualizacji do akceptacji zwykle wchodzi w cenę. Poprawki po akceptacji zwykle nie wchodzą. To jest moment, w którym rachunek rośnie najbardziej niespodziewanie.
Powód jest techniczny. Po akceptacji rusza przygotowalnia, czyli matryce, klisze albo program hafciarki. Zmiana układu znaku po tym kroku oznacza wykonanie przygotowalni drugi raz. Przy jednym kolorze to niewielka kwota, przy czterech kolorach sitodruku to już zauważalna pozycja.
Stąd zasada, która wygląda na formalność, a nią nie jest: wizualizację czyta się uważnie raz, zamiast poprawiać ją trzy razy. Więcej o tym, co dokładnie sprawdzić, napisaliśmy w tekście o rachunku za gadżet z logo.
4. Dopłata za termin
Standardowy czas realizacji liczy się od akceptacji projektu, nie od dnia zamówienia. Jeżeli akceptacja przeciągnęła się o cztery dni, termin przesunął się o cztery dni i nikt tego nie nadrobi za darmo.
Skrócenie terminu jest możliwe prawie zawsze i prawie zawsze kosztuje. Dopłata bierze się z wejścia poza kolejkę w drukarni albo w hafciarni oraz z transportu na czas zamiast transportu zbiorczego. We wrześniu, gdy wszyscy wracają z urlopów, ta dopłata jest wyższa niż w sierpniu, bo kolejka jest dłuższa.
Dlaczego akurat cena za sztukę
Warto zatrzymać się na chwilę przy tym, dlaczego porównanie zawsze schodzi do jednej liczby. Powód jest ludzki, nie handlowy. Zamawiający ma na biurku dwa dokumenty o różnej długości, różnym układzie oraz różnym nazewnictwie tych samych rzeczy. Jedyne, co w obu wygląda tak samo, to kolumna z ceną jednostkową. Reszta wymaga czytania ze zrozumieniem, a decyzja zwykle zapada między dwoma innymi zadaniami.
Dostawcy o tym wiedzą. Część z nich buduje ofertę tak, żeby ta jedna liczba wypadła jak najniżej, a resztę przenosi do pozycji dodatkowych. To nie jest oszustwo, bo wszystko stoi w dokumencie. To jest odpowiedź na sposób, w jaki oferty są porównywane.
Wniosek praktyczny: jeżeli chce się porównać dwie oferty w pięć minut, trzeba poprosić o liczbę, która obejmuje całość. Inaczej porównuje się fragmenty.
Pięć pozycji do sprawdzenia w każdej ofercie
Zanim porównasz kwoty, sprawdź, czy w obu dokumentach stoi to samo:
- Cena obejmuje znakowanie w podanej technice oraz liczbie kolorów. Zmiana z jednego koloru na dwa to inna cena i inna przygotowalnia.
- Przygotowalnia jest wypisana osobno albo wliczona. Trzeba wiedzieć które, bo przy powtórnym zamówieniu tego samego znaku zwykle już jej nie ma.
- Konfekcjonowanie oraz pakowanie zbiorcze. Kartony zbiorcze to co innego niż zestawy złożone dla odbiorców.
- Dostawa pod wskazany adres. Nie „loco magazyn”, tylko adres docelowy.
- Termin liczony od akceptacji projektu. Data w ofercie bez punktu startowego nic nie znaczy.
Pięć linijek, a rozstrzygają większość różnic między ofertami, które wyglądają na porównywalne.
Jedno pytanie zamiast pięciu
Przy zbieraniu ofert wystarczy jedno zdanie, żeby wszystkie cztery pozycje wyszły na wierzch:
Proszę o cenę końcową za komplet, dostarczony pod wskazany adres, z konfekcjonowaniem oraz z podaniem terminu liczonego od akceptacji projektu.
Jeżeli po tym pytaniu oferta rośnie, wiadomo, czego w niej wcześniej nie było. Jeżeli nie rośnie, można porównywać dwie liczby, które da się porównać.
Czego to pytanie nie załatwia
Nie załatwia nakładu. Przy zamówieniu blisko minimum warto zapytać o cenę dla dwóch nakładów naraz, bo przygotowalnia rozkłada się wtedy na więcej sztuk. Nie załatwia też rezerwy produkcyjnej, czyli tego, że część sztuk odpada przy znakowaniu i profesjonalna oferta bierze to pod uwagę. O tym jest osobny tekst, dlaczego ze stu sztuk zostaje dziewięćdziesiąt sześć.
I rzecz, której nie napiszemy inaczej niż wprost: tańsza oferta bywa po prostu tańsza. Bywa też tak, że dostawca ma towar na stanie, robi znakowanie u siebie i dlatego schodzi z ceny. Cztery pozycje z tego tekstu nie są dowodem, że ktoś naciąga. Są listą rzeczy, o które trzeba zapytać, zanim porówna się dwie liczby, które wyglądają na porównywalne.
